Werkgroepen

Wat is een werkgroep?

Onze leden hebben verschillende informatiebehoeftes. Bij vragen kunnen ze altijd bij de back office van Dynamics user group terecht. Wij bekijken hoe we een vraag het beste kunnen beantwoorden. Het komt ook voor dat er over bepaalde onderwerpen (nog) geen eenduidig en onafhankelijk antwoord te geven is. Een Voorbeelden van de vragen zijn: de best practices van implementatietrajecten, advies t.a.v. een goede implementatiepartner,  advies t.a.v. bepaalde add-ons. Maar we krijgen ook vragen over het gezamenlijk ontplooien van bepaalde initiatieven, (bijvoorbeeld het opstellen van een pool van consultants pool voor meerdere organisaties). Antwoorden op deze vragen zijn alleen mogelijk als daarvoor standaarden (normen) vanuit de gebruikersperspectief vastgesteld worden. Zo kunnen we bijvoorbeeld pas bepalen welk implementatieproject als succesvol beschouwd kan worden als de succescriteria duidelijk zijn opgesteld vanuit het oogpunt van de eindgebruiker. De werkgroepen zijn bedoeld om samen met andere gebruikers op zoek te gaan naar antwoorden waar weinig informatie over beschikbaar is of waar het perspectief van de eindgebruikers nog onvoldoende bekend is. Daarnaast is de werkgroep een mooi middel om met gelijkgestemden de verdieping in te gaan in de onderwerpen die bij de deelnemers leven.

Kenmerken werkgroep:

1. Afgebakende onderwerpen en doelstellingen. Om de groep werkbaar te maken zal vooraf aan de werkgroep door de initiatiefnemer en Dynamics user group de vraagstelling goed beschreven worden. Desnoods zal de vraag opgeknipt worden in deelvragen en zal er per deelvraag een werkgroep georganiseerd worden.
2. Tijdsplanning en eindresultaat. Een werkgroep moet een begin en een eind hebben met een vooraf opgestelde doelstelling en gewenst eindresultaat (een scan, een whitepaper, een eindrapport, een vragenlijst, etc). De leden van de groep weten dan vooraf dat ze ergens naar toewerken en bepalen samen in welke vorm het eindresultaat gepresenteerd zal worden. Een einde van een werkgroep kan het begin zijn van een andere werkgroep. Een werkgroep over een onderwerp duurt in principe niet langer dan 3 maanden. Gedurende deze periode komen de deelnemers maximaal 3 keer bij elkaar in een bijeenkomst van maximaal 3 uur. Tussen de bijeenkomsten door worden de acties uitgewerkt.
3. Duidelijke eigenaarschap van het proces en het eindresultaat. De werkgroepen kunnen alleen geïnitieerd worden door onze leden, uitzonderingen daar gelaten. Meestal betekent dat de vraagsteller als initiatiefnemer voor de werkgroep optreedt. Met de initiatiefnemer worden de vraagstelling en de doelgroep van de werkgroep afgestemd, de planning wordt gemaakt, het gewenste eindresultaat wordt bepaald en de bijeenkomst(en) word(t)(en) belegd. Onze backoffice is vervolgens verantwoordelijk voor de organisatie van de werkgroep, het bewaken van het proces en meehelpen met het uitwerken van de acties. De initiatiefnemer treedt dan meestal op als voorzitter van de werkgroep en zorgt ervoor dat er toegewerkt wordt naar het wenselijk eindresultaat. Alle deelnemers aan de werkgroep zijn in principe mede-eigenaren van het eindresultaat (een product of een dienst). Dat betekent dat ze gezamenlijke auteursrechten hebben en mede kunnen bepalen waar en wanneer het eindresultaat ter beschikking wordt gesteld aan een breder publiek. 

Investering:

1. Voor leden is de deelname gratis
2. In natura: locatiekosten bij een van de deelnemers op kantoor (evt. roulerend of bij Dynug) + minimale catering (koffie/thee/water)
3. In tijd: max. 16 uur per maand, incl. uitwerking van actiepunten en reistijd naar de bijeenkomsten. Dus 48 uur in totaal. Echter de gemiddelde tijdsbesteding ligt rond 10 uur per maand

Infrastructuur:

Momenteel wordt er gewerkt aan de community site, waarin werkgroepen een aparte ruimte krijgen. Daar zal de mogelijkheid zijn om elkaar berichten te versturen, bibliotheek op te zetten en te delen en blogs e.d. te schrijven/volgen. Daarnaast zal de werkgroep gebruik kunnen maken van onze Lync om te chatten en te bellen. Uiteraard kan informatie ook verspreid worden via de mail. Voordat het platform is gelanceerd kunnen de groepsleden gebruik maken van een besloten Linkedin group, die tijdelijk aangemaakt zal worden. Lync kan nu al gebruikt worden voor conferencing en chatten.

Uw case aanmelden:

Heeft u vraag of een casus die u wilt aanmelden voor een werkgroep, neem gerust contact met ons op.

Lopende werkgroep: Partnerkompas