Over het belang van een goede ‘generale repetitie’ voor de go-live | Axians
‘De laatste loodjes ……………….’ een bekend gezegde, dat ook tijdens een software implementatie zeker geldt. Tijdens een software implementatie vindt er na maandenlang hard werken een laatste geïntegreerde test plaats, die voorafgaat aan de go-live. Deze generale repetitie wordt aangeduid met verschillende namen zoals User Acceptance Test of Operationele Pilot, maar ik hanteer zelf graag de naam Conference Room Pilot oftewel CRP.
Waarom is de CRP zo belangrijk?
Na afloop van deze laatste test vindt er een readiness review plaats waarin op basis van de resultaten van de CRP, wordt besloten of de organisatie klaar is voor de go-live.
Het is niet realistisch om te verwachten dat er na een go-live geen problemen zullen optreden. Wat bepalend is voor de beslissing om live te gaan is of de organisatie ervan overtuigd is, dat men als gebruikersteam zelfstandig (zonder ondersteuning van de externe consultants) met de applicatie kan werken en in staat is eventuele problemen op te lossen. Een goed voorbereide en uitgevoerde CRP waarin aandacht is voor het geïntegreerd testen, zal ongetwijfeld een positief antwoord geven.
Welke elementen komen tijdens de CRP aan bod?
- Data conversie
- Maatwerk
- Applicatie kennis van de gebruikers
- Procedures en gebruikershandleidingen
Data conversie
Als de geconverteerde data niet correct of compleet zijn, zal dat na de go-live tot grote problemen leiden. Bijvoorbeeld verkeerde prijslijsten zullen irritaties bij de klant tot gevolg hebben en extra werk (creditnota’s) met zich meebrengen.
Maatwerk
Indien de software aanpassingen niet goed zijn getest, zal dat ertoe kunnen leiden dat noodzakelijke functionaliteit niet goed werkt, of erger nog, ontbreekt.
Applicatie kennis van de gebruikers
In mijn eerdere blog, het belang van goede key users, heb ik uitgebreid stilgestaan bij de belangrijke rol die de key user vervult binnen een organisatie.
Procedures en gebruikershandleidingen
Het in gebruik nemen van een nieuwe applicatie heeft vaak gevolgen voor de werkwijze binnen een organisatie. Als deze afspraken niet voor iedereen duidelijk en goed vastgelegd zijn, zal dit leiden tot onnodige discussies en irritaties binnen de organisatie.
Hoe breng je deze verschillende elementen samen tijdens de CRP?
De kapstok hiervoor is een compleet testplan en gedetailleerde testscenario’s. Het definiëren en voorbereiden van het testplan en de test scenario’s is heel belangrijk en krijgt helaas niet altijd de aandacht die noodzakelijk is. Met als gevolg dat er dingen worden vergeten die dan tijdens de go-live aan de oppervlakte komen.
Laat ik een voorbeeld geven. Vrijwel altijd wordt er een testscenario voorbereid waarin het proces van orderinvoer tot en met de facturering wordt getest. Maar het is net zo belangrijk om hetzelfde proces voor geconverteerde orders uit te voeren. Neem een voorbeeld aan orders die al voorraad gealloceerd hebben gekregen in de oude applicatie. Als je dit vergeet kun je voor vervelende verrassingen komen te staan !
Wanneer beginnen met het definiëren van testscenario’s voor de CRP?
Een belangrijk advies is om al in een vroeg stadium van het project te beginnen met het maken van de lijst van testscenario’s. Maak het een living document waar mensen makkelijk toegang toe hebben en kunnen aanvullen met situaties uit de praktijk. En vergeet vooral niet de uitzonderingen mee te nemen!
Ik hoop dat ik je heb kunnen overtuigen van het belang van een goed voorbereide en uitgevoerde CRP voor je huidige of toekomstige software implementatie project. Ook hiervoor geldt het advies dat ik ooit kreeg “Plan carefully and execute swiftly”.
Onze consultants hebben een ruime ervaring in software implementaties en zijn zeer goed in staat om je tijdens het hele traject te begeleiden. Daarnaast kunnen wij ook als klankbord van waarde zijn voor je organisatie. Wil je meer weten? Neem gerust contact op met mij via cees.endlich@axians.com!