Managementgoeroes als leiddraad voor bedrijfsapplicaties

Het gaat om mensen, ook als het om IT gaat

Dat David Allen en Stephen Covey wereldberoemde management goeroes zijn is een bekend feit. Hun theorieën en methodes worden vaak toegepast bij veranderingstrajecten zowel door coaches op individueel niveau als door management consultants bij organisaties. Maar wist u dat er een relatie bestaat tussen Allen, Covey en Microsoft Dynamics? Een van onze partners, Elevation Concepts heeft een zakelijke oplossing ontwikkeld die organisaties helpt hun bedrijfsprocessen effectiever in te richten en met hun bestaande IT applicaties te stroomlijnen. De concepten van Allen en Covey vormen hierbij de leidraad voor het verbeteren van processen.
Elevation Concepts is een software onafhankelijke partij met diverse oplossingen rond inkoop, verkoop, finance en een eigen integratieplatform.  “Om welke organisatie of traject het ook gaat, we nemen de organisatieverandering zoveel mogelijk mee in onze aanpak”, vertelt Anne Geurtsen, een van de twee oprichters van Elevation Concepts. Als bedrijfskundige kijkt Geurtsen multidisciplinair naar de uitdagingen van organisaties. IT is vaak maar een deel van de oplossing. “Mensen, en zeker kenniswerkers, laten zich niet zomaar in een ‘IT harnas hijsen’. Uit Gartner onderzoek blijkt dat 80% van ons werk ongestructureerd is. Dat valt moeilijk te ondersteunen met een standaard oplossing”. Het gevolg is dat bij veel organisaties IT systemen en data enorm versnipperd zijn. “Mensen die door de bomen het bos niet meer zien en geen overzicht meer hebben. ERP, CRM, Outlook, Access en Excel databases die naast elkaar gebruikt worden. Dat is vervelend voor de medewerkers zelf. Maar het is ook inefficiënt: eindklanten krijgen hierdoor minder waar voor hun geld”, aldus Geurtsen. Willen we werkelijk impact hebben op de organisaties waar we voor werken, dan zullen we, volgens Elevation Concepts, mensen (en hun soms irrationele gedrag) en niet het IT centraal moeten stellen.

Toegevoegde waarde Allen en Covey voor Dynamics gebruikers
Geurtsen: “Een van onze klanten wilde graag ondersteuning voor het gedachtegoed van David Allen (Boek: ‘Getting Things Done’). Daar hebben wij een oplossing voor gebouwd die ook integreert met zijn ERP en projectmanagement systeem. Aan de andere kant, waren we zelf al bezig met wat Covey zou kunnen betekenen voor individuen en teams.” Zo hebben Geurtsen en zijn compagnon, Theo Hoogendoorn, een nieuw concept ontwikkeld onder de merknaam LOU. LOU is een samenhangend effectiviteitsprogramma dat uit 3 delen bestaat: training, applicatie (IT oplossingen) en coaching. Het ultieme doel van LOU is te zorgen voor tevreden, uitgebalanceerde medewerkers en gezonde, effectieve organisaties. “Beide zaken zijn vanuit de organisatie gezien van groot belang. Uit onderzoek blijkt keer op keer de positieve relatie van tevreden medewerkers, dus ook Microsoft Dynamics gebruikers, op het resultaat van ondernemingen. Negatief gesteld: we willen een rem zijn op de groeiende uitputting van mensen en de kans op burnout verlagen”, gaat Geurtsen verder.

Efficiënt met Allen en effectief met Covey
Werk en privé loopt bij veel mensen steeds meer door elkaar. Organisatiegrenzen vervagen en mensen werken dikwijls op veel verschillende locaties en in wisselende projectteams. “Hoe hou je grip op de onafgebroken stroom e-mails, taken uit diverse pakketten en afspraken die je tijdens meetings maakt?” Daarnaast krijgen we via onze mobiele apparaten veel prikkels uit andere leefomgevingen, zoals onze sportclubs, vrienden en gezin. “Gmail, Whatsapp, Facebook, Twitter: sommigen checken het de hele dag door”, stelt Geurtsen. “De vraag is dan ook: hoe kun je nog productief zijn als je voortdurend gestoord wordt door externe prikkels?

David Allen gaat in op hoe mensen grip kunnen houden op de inkomende stromen en deze effectief kunnen afhandelen. Covey vult dit aan met de vraag over de persoonlijke missie en strategie. Geurtsen: “Wie van ons weet nog wat voor ons echt belangrijk is? Wij denken dat het een niet zonder het ander kan. Met Allen zouden we efficiënter kunnen worden. Dan kunnen we meer doen in minder tijd. Covey helpt ons vervolgens de vraag te beantwoorden of wij nog wel met de juiste dingen bezig zijn”.

LOU en integratie met Microsoft Dynamics
In lijn met de visie van Allen is het van belang om alle externe prikkels in één inbox te krijgen. Het gaat zowel om externe prikkels zoals email, taken vanuit andere systemen, telefoontjes, als ook om interne prikkels: losse gedachten, post-its, aantekeningen. Vervolgens moeten we zorgen dat onze inbox leeg is en alles waar we mee
bezig zijn een ‘next action’ heeft. “En daar komt direct de relatie met ERP om de hoek kijken. Een email gaat vaak over iets dat in Dynamics is vastgelegd: klant gegevens, een order, een offerte, een product, voorraad, projecten, uren enzovoorts. Wij zijn in staat om deze gegevens in één applicatie bij een gebruiker te brengen, zodat de taken van relevante achtergrond gegevens worden voorzien. Omdat het ook mogelijk is de gegevens in deze systemen te muteren, zal de kwaliteit van data verbeteren”, stelt Geurtsen vast.

Dynamics gebruikers die veelal projectmatig werken kunnen baat hebben bij hoe Covey werkt met (week)doelen. Een doel bepaalt immers of iets wat op ons pad komt belangrijk is. “Een doel roept ook de ‘creatieve spanning’ op: we staan nu hier en we willen daar naartoe. Een project moet een concreet en inspirerend einddoel hebben dat afgepeld kan worden naar concrete tussendoelen. Deze doelen kunnen vervolgens worden toegewezen aan medewerkers om de komende week aan te werken. In onze software is het mogelijk om op een grafische manier dit vast te leggen en in teamverband te reviewen”, aldus Geurtsen.
Uit ervaring van Geurtsen blijkt echter dat een applicatie, hoe kwalitatief goed ook, zonder training weinig verbetering brengt. Anderzijds is een training zonder applicatie krachteloos. “Ook met een combinatie van een training en een applicatie ben je er nog niet. Het ontleren van ineffectief gedrag en het aanleren van nieuwe patronen duurt minimaal een jaar. Daarom bieden we met LOU ook coaching aan. Deze drie elementen vormen samen een doeltreffend programma om een gezonde en effectieve organisatie te worden”, concludeert Geurtsen.

Wilt u meer weet over LOU? Schrijft u dan in voor de kennissessie Getting the Right Things Done with Dynamics op 19 juni.