Ervaringen van een eindgebruiker bij een AX 2012 migratie door Marc Claasen, IT en projectmanager bij NRF b.v. in Mill

Kort na de Dynamics Experience werd ik gevraagd om onze ervaringen met de AX 2012 migratie in een artikel te schrijven, zodat we dit ook met anderen leden konden delen. Kennelijk is er veel behoefte aan AX 2012 lessons learned binnen de Dynamics user group en ik wil hieraan graag mijn bijdrage leveren.

Voordat ik dat doe, wil ik eerst iets vertellen over de omvang en schaalgrootte van deze migratie en vind ik het ook belangrijk dat u weet dat wij de eerste klant waren voor onze AX partner die naar AX 2012 gemigreerd werd. Dat heeft natuurlijk ook een rol gespeeld bij dit project. 

Sinds 1 december 2012 zijn we live met AX 2012. We gebruiken AX 2012 nu voor finance, handel en logistiek. Hiervoor werkten we vanaf 2006 met AX 4.0 in 9 Europese landen. De uitrol van dat systeem is steeds land voor land gedaan waarbij ook steeds behoorlijk wat maatwerk is toegevoegd door programmeurs die in dienst zijn van NRF. Voor de productie wordt nu nog een maatwerk applicatie gebruikt in Progress waarmee een behoorlijk stevige interface is gerealiseerd.

De doelstelling van dit migratieproject was om met zo min mogelijk maatwerk over te gaan waarbij er meer verantwoordelijkheid bij de key users werd neergelegd. Deze migratie was voor NRF een project waarbij alle landen in een keer in een weekend over zijn gegaan op AX 2012. Dit was iets dat binnen NRF nooit eerder is gebeurd.

Hieronder zal ik enkele belangrijke ervaringen met u delen. Ik heb hierbij een onderscheid gemaakt tussen wat u zelf kunt (en misschien ook wel moet) doen en wat u samen met uw partner kunt doen. Ik denk dat dit belangrijk is omdat dit er mede toe bijdraagt dat uw partner beter weet wat er geleverd wordt, u minder financiële verrassingen heeft en de kans op projectsucces vergroot wordt.

Wat kunt u zelf

Stel een duidelijke projectstructuur op, inclusief stuurgroep, werkgroepen en zorg ervoor dat u frequent communiceert met de betrokkenen. In ons geval had ik wekelijks een online meeting met een vertegenwoordiger van alle landen. Uiteindelijk moeten zij ook het systeem accepteren.

Binnen de stuurgroep moet in een vroegtijdig stadium een aantal vragen beantwoord worden. De eerste vraag is: wat wordt de project aanpak? In de vorm van een big-bang of een gefaseerde roll-out. En de tweede vraag is: migreren we alleen technisch of gaan we herimplementeren? De derde vraag is: wat doen we met de ‘oude versie’? Mijn advies is om die als raadpleegsysteem te gebruiken en alleen stamgegevens en openstaande transacties mee te nemen. En als laatste: wat doen we met de autorisatie? Vanwege het gewijzigde autorisatiemodel, is het raadzaam om dit niet mee over te nemen maar opnieuw op te zetten in AX 2012. Houd hierbij wel in de gaten dat dit (net als in vorige versies) wel de nodige aandacht en tijd vergt.

Na het bepalen van de migratieaanpak en -strategie is het van belang dat u de kerngebruikers al in een vroeg stadium op AX 2012 training stuurt om te wennen aan de nieuwe user-interface. Parallel hieraan kunt u een inventarisatie maken van alle maatwerk-onderdelen in uw huidige AX systeem. Ga per punt na wat de waarde is, kijk of dit nog steeds nodig is in AX 2012. Immers, doordat AX 2012 nu veel rijker uitgerust is, kan het zijn dat u dat u minder maatwerk nodig heeft dan voorheen. Maar om hierover goed te oordelen, is het wel noodzakelijk dat u enkele medewerkers zich laat verdiepen in AX 2012. Houd hierbij in het bijzonder aandacht voor reports in AX 2012. Vanwege de datastructuur die behoorlijk is gewijzigd en het feit dat mensen ook kennis moeten opdoen van het nieuwe reporting framework, kan het zomaar zijn dat dit onderdeel substantieel langer duurt dan dat u gewend was in de vorige versies van AX. Een voorbeeld is de factuur layout. Dit is vaak een complexe document waarvan de ontwikkeling enorm lang kan duren.

Als de systeemkant is bekeken, is het ook van belang om een totaaloverzicht op te stellen van uw bedrijfsprocessen die met AX moeten worden ondersteund. Deze dienen in de testfase als checklist voor het testen en accepteren van het systeem door de organisatie. Als u hierbij handvatten nodig heeft, kijk dan eens naar de templates die Microsoft SureStep biedt. Dit is gratis te verkrijgen via CustomerSource (mits u een actief onderhoudscontract heeft). Overigens geldt dat ook voor trainingsmateriaal van AX 2012.

Wat doet u samen met uw partner

Als u de voorbereiding heeft gedaan, dan kunt u met de detaillijst van maatwerk, uw migratiestrategie en de kennis van de key users samen met uw partner het project starten. Bepaal wie wat doet. In ons geval hebben we een aantal AX developers in dienst, dus dan is het ook van belang hierover goede afspraken te maken met de partner. Mijn advies is om de echte migratie-activiteiten door de partner te laten uitvoeren. Zij hebben de ervaring en het is een specialistisch werk dat slechts eenmaal hoeft te worden uitgevoerd. Let hierbij in het bijzonder op het migreren van adresgegevens.

Wat verder nog belangrijk is, is om de migratie in een aantal runs uit te voeren. Zorg ervoor dat u de testen op gestructureerde wijze uitvoert (met behulp van de lijst van bedrijfsprocessen). Wellicht klinkt dit als een open deur, maar in ons geval was dit niet goed genoeg voor elkaar en dat heeft geresulteerd in niet gestructureerd genoeg testen en dus meer rework dan noodzakelijk was vlak voor of zelfs na de livegang.

Hoe om te gaan met maatwerk en report in AX 2012

Speciale aandacht vergt het maatwerk in AX 2012. Het datamodel is behoorlijk gewijzigd en dit heeft als gevolg dat het ontwikkelen van maatwerk en in het bijzonder reports echt veel meer tijd kost dan voorheen. Ik heb hiervoor inmiddels wel alternatieven gevonden. Eén ervan is een goed output management systeem (bijvoorbeeld Quadira). Hiermee is het mogelijk om snel documenten te ontwikkelen en te printen. Een andere oplossing die ik nu ook hanteer, is het uitbesteden van maatwerk naar specialisten in India. Dit kost wel wat meer aansturing dan een Nederlandse developer, maar het scheelt aanzienlijk in de kosten. Mijn ervaring is dat zij goede kwaliteit leveren (mits duidelijk gespecificeerd).

Na go-live

Als het systeem dan operationeel is, zijn er nog wat aandachtspunten waarmee u rekening moet houden. Dat zijn de performance van AX 2012, het systeembeheer en het releasebeleid.

Als het gaat over performance, dan zijn er wel een aantal gebieden waarbij de responsetijden echt langer zijn dan in vorige versies. Dit is bijvoorbeeld in het intercompany gedeelte, het in hoog volume printen van sales documenten (pakbonnen, invoices etc.), het aanmaken van intercompany orders met veel orderregels en opvragen van informatie uit AX 2012 (zoals een lijst van artikelen). In ons geval hebben we hierbij nauw samengewerkt met onze partner en hebben de belangrijkste angels er uit gehaald. Maar performance blijft een continu punt van aandacht.

AX 2012 heeft ook gevolgen voor de capaciteit die nodig is om het systeem te beheren en om eventueel maatwerkaanpassingen te doen. AX 2012 met SSRS, eventueel sharepoint en in ons geval ook met een EDI en webshop koppeling, scanners in het warehouse kost ons nu ongeveer 3 fte per week om te beheren. Dat is zowel technisch als functioneel beheer. Maar dat was voorheen 2 fte. Bovendien moeten de systeembeheerders goed op de hoogte zijn van de laatste technologische stand van zaken. Dus besteed ook hier genoeg tijd aan in de voorbereiding.

En als laatste het doorvoeren van wijzigen in AX 2012 (het releasebeleid). Voorheen was het een XPO die je klaarzette en een AOS herstarten en dan was het geregeld. Nu is het zorgvuldig plannen van een release, inclusief ModelStore en releasen een proces dat een dag in beslag neemt. Dit is ook veel wacht- en compilatietijd, maar ik vind het wel belangrijk om met u te delen. Onze ervaringen op dit gebied is het even ’s avonds hotfixen van een fout is een echte no-go!. Elke kleine aanpassing moet zorgvuldig gereleased worden. Hierover heeft Microsoft inmiddels ook technische whitepapers geschreven.

Samengevat

Misschien is de teneur van dit stuk ietwat negatiever dan dat u vooraf had verwacht. Ik zou het woord realistisch hier meer op zijn plaats vinden. Maar ik denk dat als u gebruik maakt van onze ervaringen en de ervaringen die uw partner in de tussentijd heeft opgedaan, u een succesvolle migratie naar AX 2012 kunt uitvoeren. Wij zijn inmiddels zover dat we de zaak aardig in de vingers hebben. We zijn bezig met het role center, met Business Intelligence en zijn inmiddels volop bezig om het oude Progress maatwerk nu ook in AX 2012 te integreren.

Ik hoop dat u met het lezen van dit stuk goed voorbereid bent op uw eigen migratie en als u meer vragen heeft of meer wil weten over een specifiek onderwerp, stuur me dan gerust een email (m.claasen@nrf.eu).