Efficiëntie en digitaal archief zorgen voor meer tijd om te controleren
98% van de facturen rechtstreeks in MS Dynamics NAV
Michiel Torn, Finance Teamleider Alphatron vertelt:”Wij ontvangen ongeveer 12.000 facturen per jaar waarvan zo’n 30% kostenfacturen. Dat is een behoorlijk aantal papieren en pdf facturen om te verwerken in MS Dynamics NAV. Voorheen moesten wij de pdf facturen printen en het hele bedrijf door lopen om de inkomende facturen te laten accorderen. Enorme tijd en papierverspilling. Doordat wij onze leveranciers hebben verplicht om op pdf te factureren gaat 98% van de facturen nu rechtstreeks het systeem in. Door ISP-Invoice worden de facturen vervolgens volledig automatisch voor digitale goedkeuring gerouteerd. Dat levert een enorme tijdwinst op. Daarnaast was de btw determinatie van de buitenlandse facturen zeer arbeidsintensief. Dit wordt nu automatisch herkend, gematcht en verwerkt. Zeer efficient!”
Authorisatie vastgelegd en online archief
“Ook de authorisatie verliep niet altijd naar wens. Soms werd binnen de afdeling bepaald wie de factuur goed moest keuren of werd een factuur tussen twee afdelingen op en neer gestuurd. Nu ligt in het authorisatieschema vast wie de factuur mag goedkeuren. De inkomende kostenfacturen worden nu automatisch naar de juiste goedkeurder gestuurd. Daarnaast hoeven wij ook geen facturen meer in mappen op te zoeken. Via het digitale online archief kan iedere betrokkene nu zelf de factuur opzoeken en zien wie deze heeft geaccordeerd en wanneer. Dat geeft duidelijkheid,” gaat Torn verder.
Tijd over om te controleren
“Mijn collega’s van de inkoopafdeling zijn ook positief. Zij ontvangen alle goed te keuren facturen nu overzichtelijk in één mail. Daarnaast vinden zij het digitale archief zeer prettig. Zij hebben nu ook zelf snel en op ieder gewenst moment inzicht in alle facturen. Tot slot houden ik en mijn collega administrateurs nu tijd over voor andere administratieve taken zoals controleren, “sluit Torn af.
Over Alphatron
Alphatron startte eind jaren ‘70 als eenmanszaak. Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot een Rotterdamse multinational die elektronica ontwikkelt, produceert en verhandelt via gespecialiseerde divisies voor de scheepvaart, de omroepwereld, de beveiligingsbranche, Defensie, de medische wereld en de industrie. Alphatron telt meer dan 300 medewerkers verspreid over meer dan 25 vestigingen op vier continenten. Het hoofdkantoor bevindt zich in Rotterdam, pal aan de Maas naast de Van Brienenoordbrug.
Meer informatie over Alphatron.
Bezoek de website van ISProjects.