Controle over en inzicht in de status van de facturen

Prettige samenwerking
Jeffrey Janssen, Financieel Directeur Vihamij Handel vertelt: “Wij hadden al ervaring met een oplossing voor digitale factuurverwerking. Onze digitale oplossing was echter verouderd en wij wilden weer een digitale oplossing voor de verwerking van de inkomende factuurstroom die aan de huidige eisen voldoet. Dit is voor Vihamij in een aantal fasen verlopen. Eerst hebben wij de vorige leverancier benaderd en daarna zijn wij via onze ERP partner bij ISProjects terechtgekomen. Wij hebben vervolgens een demo van ISProjects bekeken en werden daar enthousiast door. Wij hadden ook het gevoel dat er een goede samenwerking was tussen de partner en ISProjects. Dat is tijdens het project ook gebleken. Het project is prima verlopen. Tussentijds zijn er nog enkele wijzigingen doorgevoerd. ISProjects ging hier zeer flexibel mee om, waardoor de doorlooptijd maar iets langer was dan vooraf voorzien. Verder is het erg prettig om één aanspreekpunt te hebben gedurende het gehele project. Dat vereenvoudigt de communicatie.”

Snelheid en controle
“Een aanmerkelijk betere factuurafwikkeling is voor Vihamij Handel het grootste voordeel. Zowel de snelheid van de factuurverwerking als de controle is enorm verbeterd. Voorheen duurde het vrij lang voordat wij een foutieve factuur uitgezocht hadden. Als de leveranciers ons nu iets onterecht factureren wordt dat snel zichtbaar. Wij kunnen meteen bekijken wat hier de mogelijke oorzaak van is en direct reageren. Dankzij de zoek- en mailmogelijkheden kunnen de medewerkers dit nu snel en efficiënt in ISP-Invoice doen. Als wij een factuur ontvangen waarvan de prijs niet klopt met ons systeem, zien wij dat nu dus ook direct. De medewerker kan eenvoudig een bericht sturen om de prijs intern aan te laten passen of als de leverancier een fout heeft gemaakt, sturen wij hen vanuit dit systeem een bericht om de aanpassing te verwerken. Snel, eenvoudig en overzichtelijk in één systeem,” gaat Janssen verder.

Verdere optimalisering factuurverwerking
“Wij zijn enige tijd geleden live gegaan en nu bezig met de finetuning van ISP-Invoice en de optimalisatie van de interne processen. Wij zijn bijvoorbeeld bezig met de aanpassing van onze interne declaratieroutes. Na de start met de oplossing van ISProjects hebben wij inmiddels een extra 10% tijdsbesparing behaald. Mooi efficiency voordeel vinden wij. Na verdere optimalisatie van de interne processen en finetuning van ISP-Invoice verwachten wij nog een verder verbetering hiervan,” sluit Janssen af.

Vihamij is een handelsonderneming met een landelijk netwerk van hoofdzakelijk kleinschalige vestigingen, waarbij het lokale karakter gecombineerd wordt met de voordelen van een landelijk opererend bedrijf. Centraal staat de persoonlijke benadering van klanten en een hoog serviceniveau tegen eerlijke prijzen. Met 37 vestigingen door het hele land is de voorraad altijd dichtbij de klant.

Meer informatie over Vihamij Handel.