Bilfinger richt back office efficienter in door digitale factuurverwerking
De activiteiten van Bilfinger Industrial Services België/Nederland als steigerbouw, isolatie, conservering en tracing zijn afzonderlijk inzetbaar, maar worden ook multidisciplinair aangeboden. Het hoofdkantoor in België bevindt zich in Zwijndrecht bij Antwerpen. In Nederland bevindt het hoofdkantoor zich in Zwartewaal nabij Rotterdam. De organisatie van Bilfinger Industrial Services in België/Nederland bestaat uit 1.400 werknemers. Daarnaast zijn er nog eens 1.000 mensen werkzaam in de onderaanneming.
Steven van Oeveren, Manager Finance bij Bilfinger geeft puntsgewijs de belangrijkste punten aan:
Waarom digitaliseren van de inkomende facturen?
- Doorlooptijd autorisatieproces verkorten
- Bestede tijd financiële administratie verkorten, data entry versnellen
- Kwaliteit van de verwerking verbeteren
- Inzicht vergroten van budgethouders in historische kosten (eigen digitaal archief voor de budgethouders)
- Maatschappelijk verantwoord ondernemen (besparing print en papierkosten)
- Return On Investment (reductie van het aantal FTE’s na implementatie)
Waarom ISProjects?
- In “eigen” huis scannen en herkennen van facturen
- Vormgeving van de applicatie
- Gebruiksvriendelijkheid applicatie en in het verlengde hiervan de acceptatie door gebruikers
- Korte lijnen (o.a. op basis van het offertetraject en referentiebezoek)
- Servicegerichtheid en meedenken
- Prijs
Aandachtspunten
- Functioneel ontwerp
- Beperk uitzonderingen
- Testen van zoveel mogelijk scenario’s
- Draagvlak (Inkoop, IT, Business)
- Communicatie
- Training van alle gebruikers (crediteurenadministratie maar ook de budgethouders)
- Stel een projectteam op met een duidelijke “eigenaar”
- Afstemming op het gebied van IT (interface)
- Richt een helpdesk functie in
Note redactie: Steven van Oeveren is tevens een van de sprekers op de Dynamics Experience op 2 juni 2015.