Verenigingen hebben er hun handen vol aan: de zoektocht naar nieuwe manieren om van waarde te zijn voor haar leden. Dat moet het tij – van de krimpende ledenaantallen – keren. Het is een pittige route, waarin je zomaar verzandt of van koers raakt. Op het recente jaarcongres van De Nederlandse Associatie (DNA) werd onder meer besproken hoe je de unieke verenigingscultuur daarbij kunt benutten. Er is behoefte aan houvast en hulpmiddelen. Vanuit onze expertise dragen we er graag een aan: Business Intelligence. Krachtig en kant en klaar.

Net als veel andere organisaties worden verenigingen overrompeld door snel opkomende veranderingen: individualisme, de participatiemaatschappij, technologie. De wensen en het gedrag van leden veranderen razendsnel. In zo’n dynamische omgeving is het essentieel om goed geïnformeerd te blijven. Zodat je de actuele beweegredenen van leden kent. En kunt meebewegen met hun laatste wensen.

Misvatting
Het gebruik van data en Business Intelligence ligt voor de hand. Maar eerst moeten we afrekenen met een misvatting. Want afgelopen jaren streefden veel organisaties naar een redelijk ‘traditionele’ structuur, waarbij alle data is ondergebracht in een centraal datawarehouse, goed beheerd en onderhouden door de IT-afdeling. Als de business een analyse wenst, schakelen ze daarvoor een speciaal getrainde afdeling in. Dit ideaalplaatje van traditionele Business Intelligence raakt langzamerhand achterhaald. Het manco: het aantal analyses is gelimiteerd. En dus is er een nieuw ideaal.

Ongelimiteerd analyseren en experimenteren
Idealiter kan elke medewerker eindeloos experimenteren met zijn eigen inzichten. Zelf, op zijn eigen werkplek, op het moment dat hij een idee krijgt. Dan kan elk idee in de hele organisatie – een doordacht plan of niets meer dan een vermoeden – onderzocht worden. De een wil bijvoorbeeld een mogelijk verband onderzoeken tussen uw ledendata en socio-demografische gegevens als familiesamenstelling en burgerlijke staat. Of met socio-economische data zoals inkomen, opleiding en beroep. Een ander duikt de historie in om een link te ontdekken met life-events of seizoensinvloeden. Alle ideeën worden onderzocht en kunnen boeiende inzichten opleveren. Los van elkaar, én gecombineerd. Dat leidt snel tot nieuwe inzichten over uw leden.

Self-Service Business Intelligence
Dat ideaalplaatje wordt realiteit met Self-Service Business Intelligence. Een werkwijze waarop IT nog wel de dataset van uw leden bewaakt, maar de uitvoering van analyses in handen legt van allerlei medewerkers. Die kunnen allemaal vanaf hun eigen werkplek naar hartenlust experimenteren. Met een beetje inzicht spreekt het redelijk voor zich. Maar natuurlijk kunnen ze ook getraind of begeleid worden.

Zo gaat Self-Service BI in zijn werk:

• De IT-afdeling levert een gemodelleerde dataset;
• De medewerker gaat zelf op zoek naar bronnen die – betaald of gratis – data leveren die mogelijk waarde toevoegen aan uw dataset;
• De medewerker modelleert de externe data zelf;
• Hij koppelt beide datasets zelf aan elkaar;
• Hij formuleert formules die data analyseren en leiden tot inzichten;
• En begint zijn analyse en onderzoekt zijn vermoedens;
• Levert dit waardevolle inzichten, dan deelt hij dat direct met iedereen.

Game changer voor verenigingen
Deze werkmethode klinkt misschien als een utopie, maar het is makkelijker gerealiseerd dan u wellicht denkt. Microsoft heeft namelijk panklare software liggen. Onderdeel van hun ‘Power BI’ – onder meer geprezen door Gartner – is de ‘Power BI desktop’. Deze wordt maandelijks geupdate met nieuwe functionaliteiten om basic en geavanceerde analyses uit te voeren. De afgelopen maanden kwamen daar enkele goede features bij die gebruikers in staat stellen tot Self-Service BI. Dit zijn naar mijn mening stuk voor stuk game changers voor verenigingen:

• Eenvoudig ophalen van andere datasets via de Power BI Desktop.
• Snelle kant-en-klare metingen voor veel voorkomende analyses.
• Makkelijk dashboards en reports delen met collega’s via apps.

Van waarde blijven
Beeld u in dat meerdere van uw medewerkers met deze tools aan de slag gaan en hun eigen ideetjes uitproberen. Dan ontstaat al snel een rijker en diepgaander inzicht in het gedrag en de wensen van uw leden. Dat geeft richting aan uw vereniging. Voortaan kent u de actuele wensen van uw leden, kunt u anticiperen en flexibel meebewegen. Die verandering is een continu proces, want wensen veranderen voortdurend. Maar met Power BI weet u wanneer u moet veranderen, en hoe. Zodat u van waarde blijft.

Drempels wegnemen
Valkuilen zijn er ook. Het is een misvatting dat alle medewerkers zelfstandig met Self-Service BI van start kunnen en dat dit direct leidt tot waardevolle inzichten. Uit ervaring bij onze klanten leren we dat het slim kan zijn om:

• Vooral de nieuwsgierigheid van medewerkers te voeden
• De ‘snelle leerlingen’ intern bekend te maken als BI-experts
• Intern kennis te delen in workshops met echte business cases
• Een ‘playground’ te creëren waar beginners durven te proberen