Eosta bespaart direct op uitgaande documenten met Advanced-Forms
“Met Advanced Forms zijn wij in staat zelfstandig de distributie van onze documenten fors te optimaliseren en zijn tegelijkertijd voorbereid op de komst van NAV2013 en volgende versies van NAV”.
Aan het woord is Joan Duffhues, IT Manager bij Eosta en lid van de Dynamics user group.
Microsoft heeft met de introductie van NAV2013 afscheid genomen van de traditionele geïntegreerde report designer. Als alternatief biedt Microsoft Visual Studio aan, een weinig toegankelijk alternatief voor een relatieve leek. Geen prettig vooruitzicht gezien de hoeveelheid rapporten die gemigreerd zou moeten worden. Vandaar dat ik samen met onze NAV-partner op zoek ben gegaan naar een andere mogelijkheid. Die vonden we snel, en nog wel dicht bij huis. Bij de eerste kennismaking eind 2012 liet Quadira en Advanced Forms een heel goede indruk achter. Het concept, het gebruiksgemak en brede toepasbaarheid van de software, het type oplossing dat ik graag omarm. Generiek, flexibel, naadloos aansluitend op NAV, daar waar NAV tekortschiet. Met een snel rendement op de investering. Bovendien uitgedragen door een innovatieve club van gedreven mensen.
NAV2013 lag echter nog ver in het verschiet. Nu is Advanced Forms meer dan een document designer. Advanced Forms draait om output management, en op dat vlak bestond binnen Eosta al langere tijd een stevige behoefte, met name in de distributie van facturen. NAV schiet hierin tekort waardoor Eosta terughoudend was in het aanbieden van facturen via e-mail. Een rekensommetje leerde dat Advanced Forms op dit thema jaarlijks een besparing van € 15000,- zou kunnen opleveren, mits Quadira haar belofte inlost uiteraard. Uit de no-cure-no-pay benadering bleek hun overtuiging dit te kunnen waarmaken.
We besloten implementatie, opleiding en het opzetten van de facturendistributie integraal op te pakken. Het lukte om binnen 3 van de voorgeschreven 4 dagen de klus te klaren. Waar het printen en e-mailen van facturen voorheen een tijdrovende bezigheid was, geschiedt dat nu via een enkele opdracht. Advanced Forms doet de rest, en archiveert bovendien de documenten die nu tevens via een link beschikbaar zijn in NAV. Binnen twee weken bedroeg het percentage klanten dat facturen via e-mail ontvangt ruim 30% en realiseerde Eosta dankzij Advanced Forms reeds een besparing van € 7500,- , waarmee de helft van het doel reeds was bereikt.
Met Advanced Forms hebben we inmiddels ook de distributie van andere documenten zelfstandig geoptimaliseerd. Quadira heeft ons een veelzijdige oplossing geleverd die direct resultaat oplevert en die tegelijkertijd aansluit op toekomstige versies van NAV.