ERP, de kunst van het weglaten | Axians
Er zullen mensen en bedrijven zijn die ERP systemen als complex ervaren. Soms is dat inderdaad het geval. De oplossing hiervoor kan heel simpel zijn, juist door de kunst van het weglaten.
Traditionele ERP – veel functionaliteit
De meeste ERP systemen hebben een lange historie. Door de jaren heen is er veel functionaliteit aan toegevoegd. Uiteraard is dit een positieve ontwikkeling. Echter, voor de eindgebruiker is dit juist niet altijd een positieve ontwikkeling. Dit komt tot uiting in o.a. de onderstaande punten:
- Meerdere functies voor één proces:
Voor het uitvoeren van één proces (bijv. de registratie van een goederenontvangst) dienen soms meerdere functies uitgevoerd te worden. Voor een gebruiker is het vaak niet direct duidelijk waar in het proces ze zich bevinden. - Veel schermen voor één functie:
Omdat er binnen een functie vaak meerdere schermen doorlopen moeten worden, zijn er dus veel handelingen (muisklikken of toetsaanslagen) nodig om een bepaald proces uit te voeren. - (Te) veel informatie op één scherm:
Veel van de getoonde informatie op een scherm is voor de gebruiker niet relevant, en kan dus voor verwarring zorgen. - Moeilijke termen, vaak ook in het Engels:
Denk hierbij aan termen als ‘Delivery date’, ‘Due date’, ‘Promised date’ en ‘Confirmation date’. Een verkeerde interpretatie van de gebruiker kan er voor zorgen dat het ERP systeem niet correct functioneert.
Voor een gebruiker met een kantoorfunctie, die veel wisselende taken moet uitvoeren, zijn bovenstaande punten wellicht geen probleem. Deze gebruiker heeft in het algemeen de capaciteit om zich het systeem eigen te maken, en zal de grote flexibiliteit als positief ervaren. Hij kan immers met één en dezelfde functie meerdere taken uitvoeren.
Voor de gebruiker met een functie op de werkvloer, die veel repeterende taken moet uitvoeren, zijn bovenstaande punten vaak wel een probleem. Mede omdat op de werkvloer vaak gewerkt wordt met uitzendkrachten, is voor deze functies een veel beperktere tijd beschikbaar voor het inleren.
Maak je ERP simpel
Er zijn meerdere oplossingen om je ERP eenvoudig te houden. Bijvoorbeeld:
- Upgraden naar de laatste versie:
Een nieuwe versie van het ERP (of wellicht zelfs een compleet nieuwe ERP), kan voor de gebruikers een grote vooruitgang zijn. Veel ERP leveranciers investeren namelijk veel in de gebruikersvriendelijkheid van het systeem. - De inrichting simpel houden:
Dit is vaak niet eenvoudig (meer) te realiseren. Indien een ERP systeem al meerdere jaren in gebruik is, is de kans groot dat er reeds meerdere projecten geweest zijn voor optimalisatie van het ERP. - Het inzetten van een business app:
In tegenstelling tot bovenstaande twee mogelijkheden, is de inzet van een business app laagdrempelig. De app kan immers als aanvulling op de bestaande ERP gebruikt worden.
ERP in een gebruikersvriendelijke business app
De business app is een platform- en device onafhankelijke applicatie, waar een bepaald specifiek proces van het ERP systeem in opgenomen is. Bijvoorbeeld een app voor de registratie van uren; of voor registratie van klachten.
Een belangrijk kenmerk van een business app is dat deze zeer eenvoudig in gebruik is. Gebruikers kunnen feitelijk zonder een opleiding direct met de app aan de slag. De kans op foutief gebruik van de app is daarmee ook nihil.
Veel ERP leveranciers, leveren apps als standaard bij hun oplossing. Je kan er echter ook voor kiezen om een specifieke app te laten ontwikkelen waarbij een volledige integratie met het ERP systeem gemaakt wordt.
De voordelen van het gebruik van een business app zijn dan evident: efficiency op de werkvloer zal omhoog gaan en de datakwaliteit van het ERP zal stijgen. Prettige bijkomstigheid is uiteraard ook dat de medewerkers niet meer aan een vaste werkplek gebonden zijn.
Meer weten? Neem rechtstreeks contact met me op via de mail sander.dik@axians.com of bel me rechtstreeks op telefoonnummer 088 – 988 9134.