Het thema big data is actueler dan ooit. Zo overweegt de omstreden datagigant Palantir in de tweede helft van 2019 een beursgang. De waardering van dat bedrijf wordt geschat op 41 miljard dollar. Maar welke impact hebben data nu voor bedrijven voor wie de data-evolutie naar artificial intelligence en machine learning nog een brug te ver is? Hoe begin je überhaupt met het creëren van een data-gedreven organisatie? Wat levert het je op? En hoe veranker je een data-mindset in je organisatie? Aan het woord is Marc Flanderijn, manager business control bij trekhaakfabrikant Brink Group, waar hij onder andere verantwoordelijk is voor business intelligence.
Plaats van handeling is het industriële hart van Staphorst, waar Brink Group meer dan 115 jaar geleden ook is ontstaan. De ondernemersgeest van de familie Brink is sterk merkbaar, want zo zijn er meerdere zusterbedrijven met de naam Brink. De onderneming is een internationaal opererende organisatie die marktleider is in de productie en verkoop van trekhaken. Het bedrijf beschikt over locaties in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Denemarken, Polen, Italië, Zuid-Afrika en Thailand. Op jaarbasis worden een miljoen trekhaken geproduceerd. De voorsprong op concurrenten in de markt dankt de fabrikant aan het feit dat het voor bijna iedere auto een oplossing biedt. Daarnaast behoudt het de sterke positie door rechtstreekse contracten met autofabrikanten voor het leveren van original equipment.
Waarom is business intelligence een topprioriteit bij Brink?
“Het is een jaar of zes geleden begonnen, omdat we met meerdere opeenvolgende Microsoft Dynamics AX-systemen werkten en rapporteren over meerdere bronnen daardoor lastig was. We zitten in verschillende landen op meerdere locaties en beschikken naast AX over meerdere bronsystemen. Dat maakt het complex om data samen te brengen. Business intelligence zie ik als één schil over de verschillende systemen heen. Dit was dan ook ons startpunt, het bouwen van één schil voor het ontsluiten van data. Vervolgens is het gebruik steeds verder toegenomen. Onze wereld wordt steeds complexer: we groeien hard qua omzet, autofabrikanten worden veeleisender en ook de after-market customers vragen steeds meer van ons. Dat moeten we allemaal kunnen bijhouden en overzien. Automotive is een erg competitieve sector, we voelen de druk van de markt en worden gedwongen om efficiënt te werken. De noodzaak om te beschikken over goede systemen, die snel en accuraat inzicht verschaffen, is onontbeerlijk.”
Een samenspel van complexe factoren. Kun je iets meer vertellen over de complexiteit en uitdagingen tijdens jullie BI-reis?
“Onze directie is erg data-driven en de directieleden willen dat ook graag. We produceren een uiteenlopende productmix en moeten grip hebben op details, waardoor je sterk afhankelijk wordt van goede data. Hoe meer je beschikt over inzicht vanuit data, des te wendbaarder je bent in het productieproces. We weten dat we data nodig hebben om vooruit te komen. Bovendien word je ook wel enigszins gedwongen. We produceren voornamelijk in West-Europa waar de lonen hoger liggen en we moeten daardoor zorgen dat we zo efficiënt mogelijk produceren om de concurrentie aan te kunnen gaan. Inzicht in onze processen met behulp van goede data helpt daar enorm bij.”
“We zijn begonnen met de dataset uit ons systeem voor enterprise resource planning en daar liepen we tegen een hoop uitdagingen aan, zoals de enorme hoeveelheid van data, de vertaling naar de gebruikers en het scheiden van het kaf van het koren. De valkuil is dat je alles ontsluit, ook wat je niet nodig hebt. In onze reis om met business intelligence te werken, kwamen we erachter hoe belangrijk het is om zowel eenduidige en goede datasets als de definities duidelijk geformuleerd te hebben. Als het bijvoorbeeld om omzet gaat, zijn daar meerdere definities mogelijk. Dat kan zorgen voor ruis, onnodige verwarring en onjuiste inzichten. Je moet begrijpen wat collega’s op de diverse afdelingen precies nodig hebben en hen vooral ook zelf laten meedenken over bepaalde definities. Het is belangrijk dat zij – net als jij – ook snappen wat de definities zijn en vooral geen aannames te doen. Wat we ook een uitdaging vonden, is zorgen dat mensen naast hun dagelijkse kerntaken tijd vrij moeten maken voor ons. Je moet ze dan meekrijgen om na te denken over business intelligence. Men vindt dat soms lastig en er wordt al gauw gekeken naar wat er op het moment beschikbaar is aan informatie, in plaats van wat men echt wil en nodig heeft.”
“We zijn begonnen met de dataset uit ons systeem voor enterprise resource planning en daar liepen we tegen een hoop uitdagingen aan, zoals de enorme hoeveelheid van data, de vertaling naar de gebruikers en het scheiden van het kaf van het koren. De valkuil is dat je alles ontsluit, ook wat je niet nodig hebt. In onze reis om met business intelligence te werken, kwamen we erachter hoe belangrijk het is om zowel eenduidige en goede datasets als de definities duidelijk geformuleerd te hebben. Als het bijvoorbeeld om omzet gaat, zijn daar meerdere definities mogelijk. Dat kan zorgen voor ruis, onnodige verwarring en onjuiste inzichten. Je moet begrijpen wat collega’s op de diverse afdelingen precies nodig hebben en hen vooral ook zelf laten meedenken over bepaalde definities. Het is belangrijk dat zij – net als jij – ook snappen wat de definities zijn en vooral geen aannames te doen. Wat we ook een uitdaging vonden, is zorgen dat mensen naast hun dagelijkse kerntaken tijd vrij moeten maken voor ons. Je moet ze dan meekrijgen om na te denken over business intelligence. Men vindt dat soms lastig en er wordt al gauw gekeken naar wat er op het moment beschikbaar is aan informatie, in plaats van wat men echt wil en nodig heeft.”
Je geeft aan dat het lastig was om gebruikers initieel mee te krijgen. Wat hebben jullie gedaan om een betere user engagement te krijgen?
“Wij geloven hier echt in empowerment – dat elke afdeling en elke discipline zelf inzicht heeft in wat men aan het doen is. Cijfers worden niet eenzijdig opgelegd aan een afdeling. Business intelligence ondersteunt enorm dat men zelf analyses kan maken en zelf kan zien wat er gaande is. Wat gaat er fout en wat gaat er goed? Zodoende leunen we ontzettend veel op inzichten vanuit onze business intelligence. Bovendien wil ik het voor onze gebruikers zo makkelijk mogelijk maken om toegang te hebben tot de juiste informatie. We willen zorgen dat zoveel mogelijk collega’s toegang hebben tot de data. Daarnaast hebben we voor elke discipline een core user aangewezen. Core users zijn bij ons mensen die affiniteit met IT hebben of interesse hebben in IT en tevens de link kunnen leggen met de eigen afdeling. Deze user is de schakel tussen business intelligence, IT en de eigen afdeling. Dit is ook de persoon die de vertaalslag maakt van wat men wil naar wat er daadwerkelijk nodig is qua ontsluiting van data en daarnaast ook promoot om binnen de afdeling op een gestandaardiseerde manier met data te gaan werken.”
Wat is voor jullie de business value van business intelligence en hoe meet je dit?
“Het is altijd moeilijk om aan te geven wat business intelligence je nu oplevert. Echter, we geloven wel stellig dat het niet alleen leidt tot nieuwe inzichten, maar ook sneller verduidelijking biedt. Dus als er bijvoorbeeld ergens iets fout loopt in een proces, wil je dat zo snel mogelijk weten en niet drie weken later in een maandrapportage. Het is dan vaak te laat om bij te sturen. Daarom denk ik dat het zonder meer tijdwinst en geldbesparing oplevert. Wat wel goed meetbaar is, is het aantal gebruikers. Zo zien we dat het aantal gebruikers toeneemt wanneer we nieuwe, goede rapportages maken en bijvoorbeeld Microsoft Power BI implementeren. Het ultieme doel is dat iedereen binnen de organisatie gebruikmaakt van data en daar ook zelfsturend in is. Dat is voor ons succes. Data leveren ook ondersteuning bij het nemen van betere beslissingen. Dat geldt bijvoorbeeld in ons productieproces, salestraject of logistieke proces, waar meer inzicht helpt in het nemen van de juiste beslissingen. Denk daarbij aan het opbouwen van de juiste voorraden, de marge-analyses van de klantenportefeuille of de inzet van de productiecapaciteit.”
Kun je iets meer vertellen over de successen die jullie geboekt hebben, de lessons learned en zaken die je wellicht anders zou doen?
“Successen zijn dat we veel meer inzicht hebben in bepaalde zaken. We maken nu analyses die we eerder niet konden maken of waar we niet eens aan dachten om ze te maken. Bovendien kunnen we de diepte ingaan op data in plaats van alleen de hoofdlijnen. Dat zijn echt wel de stappen vooruit op dit moment. Selfservice vind ik erg belangrijk. We kunnen daarom nu steeds meer zelf. Ik zie dat engineers in de fabriek inmiddels zelf aan de slag gaan met rapportages. Door het beschikbaar stellen van goede rapportages zien we dat er steeds meer gebruikers bijkomen. Als ik terugkijk hoe we onze initiële reis hebben doorlopen, hebben we zaken te ad hoc gedaan. Als we het opnieuw zouden doen, zouden we het meer gestructureerd aanpakken, beter voorbereiden en meer inzichtelijk maken wat we nou echt willen bereiken.”
“Al is dat moeilijk en gaandeweg het proces ontdek je weer nieuwe dingen – dat je goed nadenkt over bronnen, wat relevant is en wat niet. Het vastleggen van definities van je data speelt ook een belangrijke rol, net als begrip over de wijze waarop data tot stand komen. Het ontsluiten van key performance indicators is essentieel en als je dit niet goed hebt vastgelegd, verlies je het overzicht. Het aanwijzen van core users – die de vertaalslag tussen business, IT en interne support van onze directie maken – heeft enorm bijgedragen aan ons succes. Verder hebben we geleerd dat het extreem belangrijk is om een goede IT-partner te kiezen. Een partner die je business begrijpt, goed bij het bedrijf past en ook flexibel genoeg is.”
Welke prioriteiten heb je op de agenda staan voor de komende drie jaar?
“Nou, we staan aan de vooravond van de globale uitrol van Microsoft Power BI. Een prioriteit is dat dat goed uitgerold wordt en dat het ook gebruikt wordt door iedereen. We willen meer gaan meten in onze productie-data. Wie maakt wat in de fabriek? En waar gaat het goed en waar gaat het fout? We willen meer van dat soort data-analyses maken en willen bijvoorbeeld in ons logistieke proces meer gebruik maken van voorspellingen. Wat moet je bestellen? Wanneer moet je bestellen? En welke voorraad moet je aanhouden? Daarnaast willen we in de nabije toekomst over op Microsoft Dynamics 365 en wordt het een flinke klus om alle bestaande systemen naar één platform te krijgen.”
Tot slot. Welk boek ligt er op jouw nachtkastje?
“Een boek van Yuval Noah Harari, ‘Sapiens’. Daarin wordt een kleine geschiedenis van de mensheid beschreven. Het is een interessant boek dat gaat over waar we vandaan komen en hoe we tot hier zijn gekomen. Dat dingen vroeger echt niet zo vanzelfsprekend waren, als dat we nu vinden. Het is wel grappig om te zien dat we ons nu druk maken over data, terwijl je vroeger niet verder dacht dan wat je morgen at. Ik denk dat als je over 200 jaar terugkijkt, we nu nog in de kinderschoenen staan qua technologie.”
Jay Ramsanjhal is voorzitter van het ondernemersplatform CraniumConnect.